第一条 政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。 第二条 按照政府采购档案工作“谁组织采购，谁负责归档”的原则，学院政府采购档案有国有资产管理处负责整理归档。 第三条 政府采购档案的具体内容包括：政府采购预算执行文件、政府采购前期准备文件、政府采购开标(含谈判、询价)文件、政府采购评审文件、政府采购中标或成交文件、政府采购合同文件、政府采购验收及结算文件以及其他相关文件。 （一）政府采购预算执行文件通常包括： 1、政府采购预算指标核定单； 2、财政预算审核机构的政府采购预算审核意见； 3、政府采购计划申报表和审核表； 4、有关政府采购预算和计划其他资料。 （二）政府采购前期准备文件包括： 1、委托代理协议书(或自行采购的申请及批复材料)； 2、采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料、样本、图纸。如果有修改采购文件、澄清答疑等情况，其相应材料也应包括在内； 3、采购公告、资格预审公告及其更正公告(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)； 4、采购文件发售情况登记表、投标保证金登记表； 5、评审专家抽取登记记录。 （三）政府采购开标(含谈判、询价)文件包括： 1、评委(谈判、询价小组)、采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员及投标人代表等签到记录； 2、采购响应文件正本及截止时间前补充、修改或撤回记录； 3、开标记录表及投标人开标一览表(记录唱标内容、记录员签字)； 4、开标(谈判、询价)过程有关记录，包括采购项目样品送达记录。 （四）政府采购评审文件包括： 1、评审专家及现场监督人员签到表； 2、评审过程的记录，包括评审专家评审记录、考察报告、偏差表(工作底稿)等； 3、评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标或成交候选供应商名单。 （五）政府采购中标或成交文件包括： 1、采购人对采购结果的确认意见； 2、中标或成交通知书； 3、采购结果公告记录(含发布媒体原件或下载记录等)。 如对采购结果作出变更，还必须要有依法变更采购结果的记录。 （六）政府采购合同文件包括：政府采购合同。 如对政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等，必须有相关记录。 （七）政府采购验收及结算文件包括： 1、项目验收报告或其他验收文件资料； 2、办理付款资料，包括资金申请支付书、用户签章的履约验收报告、发票复印件及附件等。 第四条 学院档案室负责对政府采购档案工作的指导、监督和检查。 第五条 政府采购档案管理的要求：根据《政府采购法》第四十二条规定，采购人、采购代理机构对每个政府采购项目的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。 第六条 政府采购档案保管期限：采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。 第七条 政府采购档案由国有资产管理处整理并临时保存，一年后交到学院档案室保存。 第八条 政府采购档案的立卷及归档流程参照学院仪器设备档案的立卷和归档流程执行。二级类目代号：SB13。 第九条 政府采购档案的销毁程序： (一) 政府采购档案保管期满的，档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册； (二)销毁意见报部门负责人审核后，报自治区财政厅审批，同时报自治区档案局备案； (三)销毁政府采购档案时，应邀请自治区财政厅人员参加现场监销； (四)销毁政府采购档案前，档案保管部门和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。 第十条 法律责任： （一）根据《政府采购法》第七十六条规定，采购人、采购代理机构违反《政府采购法》规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 （二）除《政府采购法》第七十六条规定情形外，采购人和采购代理机构有下列行为之一的，由自治区档案局责令整改；情节严重的，对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任： 1、将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝归档的； 2、涂改、损毁档案的； 3、档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。 第十一条 本办法由国有资产管理处负责解释。 第十二条 本办法从发布之日起实行。 2015年5月21日 |
